毕业生档案管理制度确保信息安全是一项至关重要的任务，需要从制度、技术、人员等多个层面综合施策，以下是一些常见的措施：
一、制度建设与规范方面
完善档案管理制度体系
- 建立涵盖档案收集、整理、保管、利用、转递等全流程的详细规章制度，明确规定档案材料收集的范围和标准，确保收集到的信息真实、完整且准确，对于档案整理环节，制定统一的分类、编号规则，便于管理和查询。
- 针对档案利用和转递，设置严格的审批流程，如规定只有经过授权的人员才能查阅特定档案，且需填写详细的申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经相关领导或部门批准后方可进行，在档案转递方面，明确转递渠道（如机要通信、专人送取等）和交接手续，防止档案在转递过程中丢失或被篡改。
明确责任分工与监督机制
- 确定各个部门和人员在档案管理工作中的具体职责，学校就业指导中心负责毕业生档案的初始整理和派遣工作；档案馆负责档案的长期保管；各学院辅导员协助审核档案内容等。
- 设立专门的监督岗位或委员会，定期对档案管理工作进行检查和评估，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案信息的安全性等，一旦发现安全隐患或违规行为，及时采取纠正措施，并对相关责任人进行严肃处理。
二、档案保管环境与设施保障
安全的存储环境建设
- 档案存放场所应具备良好的物理安全防护条件，安装防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防鼠等“七防”设施，库房的建筑结构应符合安全标准，配备消防报警系统、灭火设备、温湿度调节设备等。
- 采用合适的档案装具，如档案盒、档案架等，并且定期对存储设备进行检查和维护，确保其性能良好，根据档案的重要性和密级程度，划分不同的存储区域，对密级较高的档案实行重点保护。
数据备份与恢复策略制定
- 建立定期的数据备份制度，包括全量备份和增量备份，每周进行一次增量备份，每月进行一次全量备份，备份数据可以存储在本地的备用服务器或者异地的数据中心，以防止因本地灾难（如火灾、水灾等）导致档案数据的丢失。
- 定期进行数据恢复演练，验证备份数据的完整性和可用性，当出现数据丢失或损坏的情况时，能够迅速利用备份数据进行恢复，减少信息安全风险。
三、人员管理与技术防护
加强档案管理人员培训
- 对档案管理人员进行信息安全意识培训，使其充分了解档案信息泄露的风险和后果，培训内容可以包括信息安全法律法规、档案保密知识、网络安全常识等。
- 开展档案管理专业技能培训，提高档案管理人员的业务水平，培训档案数字化处理技术、档案信息系统操作技能等，确保档案管理工作高效、准确地进行。
运用先进的信息技术手段
- 采用加密技术对档案信息进行存储和传输，在档案数据库中对敏感信息进行加密处理，在档案数据传输过程中使用SSL/TLS等加密协议，防止数据被窃取或篡改。
- 安装防火墙、入侵检测系统（IDS）、防病毒软件等网络安全设备和技术，抵御外部网络攻击，对档案信息系统进行用户认证和授权管理，通过用户名和密码、数字证书等方式，确保只有合法用户能够访问相应的档案资源。
