档案管理工作在现代社会中的重要性体现在多个方面，而规范化管理则是确保这些重要性得以实现的基础。
一、档案管理工作的重要性
1、维护组织权益：档案是组织的重要财产，记录着组织的成立、发展及其活动过程中产生的事实与信息，通过建立档案管理规定，可以确保档案的完整性和可靠性，防止档案被篡改或丢失，维护组织的权益。
2、保障知识积累：档案是组织的知识库，包含了组织发展过程中所积累的经验、教训和成功案例等宝贵资源，规范的档案管理可以确保这些知识得到有效保存和传承，避免因员工离职等原因导致知识流失。
3、提高决策科学性：档案中记录的历史数据和信息可以为组织的决策提供重要依据，通过制定档案管理规定，可以确保档案的真实性和权威性，使决策者能够准确获取所需信息，从而提高决策的科学性和准确性。
4、满足法律法规要求：许多行业都有关于档案管理的法律法规要求，如医疗、金融等行业，规范的档案管理有助于组织遵守相关法律法规，避免法律风险。
5、推动工作开展：档案资料不仅为解决发展中的实际问题提供参考及借鉴，也是规范管理生产、经营等各项工作的前提与基础，管理者可以通过查阅档案更好地掌握生产经营状态，实现社会人力资源信息系统化、具体化。
6、促进经济发展：随着社会主义市场经济的发展，档案管理作为日常管理工作的子系统，其重要性日益凸显，良好的档案管理对于提升企业竞争力、推动社会经济健康发展具有重要作用。
二、如何规范化管理档案
1、建立完善的档案管理制度：制定一套符合单位特点和档案管理实际的规章制度，确保制度简明实用、可操作性强，制度必须体现合理性、科学性，并坚持制度执行的严肃性。
2、加强档案管理人员培训：提高档案管理人员的专业素质和业务水平，通过自学、参加培训等方式熟悉档案工作的各个环节和基本要求，强化他们的责任心和服务意识。
3、采用信息化管理手段：尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，档案管理人员需要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，掌握计算机系统、档案软件系统和网络安全防护知识。
4、完善档案功能：重新定位档案的功能，使其记录内容全面、客观、动态，对档案的原有重要部分应予以保留，同时丰富和扩大档案的内涵，以便更好地为单位服务。
5、定期清理和整理档案：根据档案的价值和使用频率进行分类存储，并定期进行清理和整理，对于长期不使用的档案，可以考虑将其迁移到更经济的存储介质上。
6、加强档案安全保护：采取必要的安全措施，如设置权限控制、加密存储等，确保档案信息的安全性和机密性，注意档案室的硬件环境设施建设，确保档案材料的安全和完整。
档案管理工作在现代社会中具有重要意义，而规范化管理则是确保这些意义得以实现的关键，通过建立完善的管理制度、加强人员培训、采用信息化手段、完善档案功能、定期清理整理以及加强安全保护等措施，可以有效提高档案管理的质量和效率。
